「伝えたいことは決まっているのに、文章にすると話がまとまらない」
そんなときは、言葉選びよりも「伝える順番」を見直してみると整理しやすくなります。
文章の組み立て方にはいくつかありますが、そのひとつがPREP法です。
PREP法では、
P：Point（結論）
R：Reason（理由）
E：Example（具体例）
P：Point（結論）
の順番で内容を組み立てます。
簡単にいえば、
「私はこう考えます」
↓
「なぜなら～だからです」
↓
「たとえば～です」
↓
「そのため～と考えます」
という流れです。
最初に結論がわかるので、読み手は「何について説明されているのか」を把握したうえで、その後の理由や具体例を読み進められます。
ただし、PREP法を使えば、どんな文章でもわかりやすくなるわけではありません。
手順を説明する文章なら時系列のほうが適していることもありますし、体験談なら出来事の流れに沿って伝えたほうが自然なこともあります。
大切なのは、PREPという型を守ることではありません。
相手が理解しやすい順番を選ぶことです。
この記事では、PREP法の基本から実際の書き方、例文、向いている文章、使うときの注意点まで順番に見ていきます。
読み終わるころには、「PREP法とは何か」を知るだけでなく、自分の文章をPREPで組み立てるときに、どこから考えればよいのかもわかるようにしていきます。
PREP法とは「結論→理由→具体例→結論」で伝える文章構成
PREP法は、伝えたい内容を次の4つに分けて組み立てる方法です。
P：Point（結論）
R：Reason（理由）
E：Example（具体例）
P：Point（結論）
英語だけを見ると少し覚えにくいかもしれません。
日本語で考えるなら、次の4つの質問に置き換えるとわかりやすくなります。
P：「何を伝えたい？」
R：「なぜそう言える？」
E：「具体的には？」
P：「結局、何を伝えたい？」
【図1：PREP法の基本構造「結論→理由→具体例→結論」】
たとえば、「文章を書く前に内容を整理したほうがよい」と伝えたいとします。
PREP法に当てはめると、次のようになります。
P：文章を書く前に、伝えたい内容を整理しておくことが大切です。
R：伝える内容が整理されていないまま書き始めると、途中で話が広がったり、説明の順番が前後したりしやすいからです。
E：たとえば、「これも伝えたい」「この注意点も必要」と思いつくたびに文章へ付け足していくと、一番伝えたいことが見えにくくなることがあります。
P：そのため、文章がまとまらないときは、書き方を直す前に伝えたい内容を整理してみましょう。
こうして見ると、PREP法は難しい文章術というより、ひとつの話を4つの役割に分けていることがわかります。
最初のPで話の方向を示す。
Rで「なぜ？」に答える。
Eで「具体的には？」を補う。
最後のPで、もう一度伝えたいところへ戻る。
この役割がわかっていると、「次に何を書けばいいかわからない」という状態から抜け出しやすくなります。
ただし、PREP法を使ううえで大切なのは、P・R・E・Pという4文字を覚えることではありません。
「なぜこの順番で伝えるのか」を理解することです。
そこで、読み手側からPREP法を見てみましょう。
PREP法を使うと、なぜ伝わりやすくなるのか
PREP法には、書き手が文章を整理しやすくなるメリットがあります。
一方で、読み手にも「今、何について説明されているのか」を追いやすくなるという利点があります。
ここでは、4つの要素が読み手にとってどんな意味を持つのかを見ていきます。
最初に結論があるので「何の話か」をつかみやすい
PREP法では、最初にPoint（結論）を置きます。
そのため読み手は、詳しい説明へ入る前に「この文章では何を伝えようとしているのか」を把握できます。
たとえば、
「私は、文章を書く前に結論を決めておくことが大切だと考えています」
と最初に書いてあれば、そのあとに続く文章について、
「結論を決めることが、なぜ大切なのかを説明するのだな」
と方向を予測できます。
反対に、
「文章にはいろいろな書き方があります。人によって考え方も違います。私も以前は文章を書くときに迷うことがありました……」
と背景が続くと、読み手は途中で、
「それで、何の話なんだろう？」
と感じるかもしれません。
これは背景説明が悪いという意味ではありません。
読み手がまだ話の方向をつかめていない段階で背景が長く続くと、どの情報が重要なのか判断しにくくなるということです。
先に結論を示しておけば、その後の説明を「結論を理解するための情報」として読めます。
特に、質問への回答、意見、提案など、読み手が答えを早く知りたい文章では使いやすい考え方です。
理由があるので結論の根拠を理解しやすい
結論だけでは、
「どうしてそう言えるの？」
という疑問が残ることがあります。
そこで続くのがReason（理由）です。
たとえば、
「文章を書く前に結論を決めておくことが大切です」
だけでは、書き手の考えを示したところで終わっています。
そこへ、
「なぜなら、一番伝えたいことが決まっていると、必要な情報を選びやすくなるからです」
と理由を加えます。
すると読み手は、
「なるほど。情報を選ぶ基準を作るために、先に結論を決めるのか」
と、結論の背景まで理解できます。
ここで意識したいのは、理由を書くこと自体が目的ではないという点です。
Rの役割は、読み手の「なぜ？」を解消することです。
そのため、結論と関係の薄い理由をたくさん並べる必要はありません。
「この結論を理解するために、読み手が最も知りたい理由は何か」
と考えてみると、Rを選びやすくなります。
具体例があるので内容をイメージしやすくなる
理由を説明しても、内容が抽象的だとイメージしにくいことがあります。
そこで使うのがExample（具体例）です。
たとえば、
「一番伝えたいことを決めると、必要な情報を選びやすくなります」
という説明だけでは、「必要な情報を選ぶ」が少し抽象的です。
そこで、
「たとえば営業時間変更のお知らせなら、店舗の歴史よりも、新しい営業時間や変更日を優先して伝える必要があります」
という例を加えます。
すると、
「なるほど。伝えたいことに合わせて、情報の優先順位を変えるということか」
とイメージしやすくなります。
具体例は、抽象的な説明と読み手の経験をつなぐ役割を持っています。
ただし、例が多すぎると、今度は何を説明しているのかわかりにくくなることがあります。
ひとつのことを理解してもらうために、例を3つも4つも並べる必要はありません。
読み手が「つまり、こういうことね」と理解できる例がひとつあれば十分な場合もあります。
最後に要点へ戻るので結論を確認しやすい
PREP法では最後に、もう一度Point（結論）へ戻ります。
最初に結論を読んだときと、理由や具体例を読んだあとの状態では、読み手の理解が少し変わっています。
最初は、
「そういう結論なのね」
だったものが、
理由と具体例を読んだあとには、
「なぜその結論になるのかもわかった」
という状態になっています。
そこで最後に要点へ戻ると、文章全体を整理しやすくなります。
ただし、最初のPをそのままコピーする必要はありません。
たとえば最初に、
「文章を書く前に結論を決めることが大切です」
と書いたなら、最後は、
「文章がまとまらないときは、まず一番伝えたいことを一文にしてみましょう」
とすることもできます。
伝えている中心は同じですが、最後は読者が実践できる形になっています。
PREP法は「同じことを2回書く方法」ではありません。
結論を示し、理解に必要な情報を補い、最後に要点へ戻る。
この流れとして考えると、文章が不自然になりにくくなります。
PREP法の書き方を例文で見てみよう
ここからは、実際の文章をPREP法で整理してみます。
完成した例文だけを見ると、
「なるほど、こう書けばいいのか」
と思えても、自分で書こうとすると難しいことがあります。
そこで、最初からPREPになっている文章ではなく、少し順番が整理されていない文章から考えてみましょう。
職場で「会議資料は前日までに共有したほうがよい」と伝えたいケースです。
思いついたことをそのまま書くと、次のようになるかもしれません。
「会議が始まってから初めて資料を見ると、内容を確認する時間が必要になります。質問したいところもその場で探さなければなりません。会議時間も限られていますし、できれば資料は前日までに共有したほうがいいです。事前に読んでおけば確認したい点も整理できます。」
意味がわからない文章ではありません。
必要な情報も入っています。
ただ、一番伝えたい、
「会議資料は前日までに共有したほうがよい」
という結論が途中にあります。
そのため、最初の2文を読んだ段階では、「何について説明しているのか」がまだはっきりしません。
ここでPREP法を使って、情報の役割と順番を整理してみます。
まず「一番伝えたいこと」を決める
PREP法へ当てはめる前に、この文章で何を伝えたいのかを一文にします。
今回なら、
「会議資料は、できれば前日までに共有したほうがよい」
です。
この一文が文章の中心になります。
ここは意外と重要です。
PREP法がうまく使えないとき、「RやEが思いつかない」以前に、最初のPが曖昧になっていることがあります。
たとえば、
「会議について伝えたい」
では広すぎます。
「会議資料について伝えたい」
でも、まだ結論ではありません。
「会議資料は前日までに共有したほうがよい」
まで絞ると、初めて、
「なぜ？」
「具体的には？」
と続けられます。
PREP法を書く前に、まずPを一文にできるか確認してみてください。
P（Point）｜最初に結論を伝える
最初に中心となる結論を置きます。
「会議で使用する資料は、できれば前日までに共有しておくとよいでしょう。」
これで読み手は、文章の最初に「会議資料を共有するタイミングについての話」とわかります。
ここでは、まだ詳しい理由を説明しません。
最初のPの役割は、すべてを説明することではなく、読み手に話の方向を示すことです。
R（Reason）｜その理由を説明する
次に、
「なぜ前日までに共有したほうがよいの？」
へ答えます。
「事前に資料を確認できれば、参加者が内容を把握し、質問や確認したい点を整理した状態で会議に参加できるからです。」
これがReasonです。
結論を読んだあとに自然に生まれる疑問へ答えているので、PからRへ話がつながります。
E（Example）｜具体例で補う
続いて、具体的な場面を示します。
「たとえば、会議が始まってから初めて資料を見る場合、内容を読みながら説明を聞くことになります。前日までに確認できれば、わからない点をあらかじめ整理しておくこともできます。」
ここでは、Rで説明した「事前に内容を把握できる」というメリットを具体的な場面に置き換えています。
Eを考えるときは、
「この理由を、実際の場面にするとどうなる？」
と考えると作りやすくなります。
P（Point）｜最後に要点へ戻る
最後に、もう一度結論へ戻ります。
「会議を限られた時間で進めやすくするためにも、共有できる資料は前日までに参加者へ渡しておくとよいでしょう。」
最初のPと主張は同じですが、理由と具体例を読んだあとに合わせて少し表現を変えています。
これでPREPの流れが完成します。
文章としてつなげると、次のようになります。
「会議で使用する資料は、できれば前日までに共有しておくとよいでしょう。事前に資料を確認できれば、参加者が内容を把握し、質問や確認したい点を整理した状態で会議に参加できるからです。たとえば、会議が始まってから初めて資料を見る場合、内容を読みながら説明を聞くことになります。前日までに確認できれば、わからない点をあらかじめ整理しておくこともできます。会議を限られた時間で進めやすくするためにも、共有できる資料は前日までに参加者へ渡しておくとよいでしょう。」
【図2：「整理前の文章 → PREPへ分解 → 整理後」のBefore / After図解】
PREP法を使うときは、最初からきれいな文章を書こうとしなくても大丈夫です。
まず伝えたい情報を書き出して、
「これはPかな？」
「これはR？」
「これはE？」
と分けてから並べ直す方法も使えます。
PREP法を使った例文をもう1つ見てみよう
もう少し短い文章でも確認してみましょう。
今度は「作業中はスマートフォンの通知を切る」という提案です。
P：作業に集中したいときは、スマートフォンの通知を一時的に切っておく方法があります。
R：通知が入るたびに画面を確認すると、作業から意識が離れてしまうことがあるためです。
E：たとえば30分だけ文章を書く場合、その時間だけ通知をオフにしておけば、途中でメッセージを確認する回数を減らせます。
P：集中する時間を作りたいなら、作業中だけ通知を止める方法を試してみてもよいでしょう。
先ほどの会議資料とはテーマが違いますが、基本的な流れは同じです。
ここでも、
「何を提案する？」
↓
「なぜ？」
↓
「具体的には？」
↓
「では、どうすればいい？」
という順番になっています。
この例からもわかるように、PREP法は長文だけで使うものではありません。
短い説明や提案でも、結論と理由を整理したいときに使えます。
逆に、長いブログ記事全体をひとつのPREPに押し込む必要もありません。
数文の説明や、ひとつの見出しの中だけで使うこともできます。
この「必要なところだけで使える」という感覚を持っておくと、文章が型っぽくなりすぎるのを防ぎやすくなります。
PREP法はどんな文章に向いている？
PREP法は、特に「結論と、その理由をわかりやすく伝えたい場面」で使いやすい構成です。
何にでも使える万能な型というより、目的が合うと使いやすい型と考えておきましょう。
自分の意見や考えを伝えるとき
自分の意見を伝えるときは、
「私はこう考える」
だけではなく、
「なぜそう考えるのか」
まで説明すると、相手が判断しやすくなります。
PREP法なら、結論のあとに理由と具体例を置けるため、考えの流れを整理しやすくなります。
たとえば、
「私はA案がよいと思います」
だけでは、相手は判断材料を持てません。
「なぜなら○○だからです」
と理由を続け、
「たとえば○○の場合には～」
と具体的な場面を示せば、相手も内容を検討しやすくなります。
相手に提案するとき
何かを提案するときにもPREP法は使えます。
たとえば、
「会議を30分早く始めませんか」
という提案をするとします。
相手が知りたいのは、提案そのものだけではありません。
「なぜ変更するの？」
「変更すると何がよいの？」
という判断材料も必要です。
そこで、結論のあとに理由と具体例を説明します。
PREP法は相手を無理に納得させるためのテクニックではありません。
「私はこう提案します。その理由はこれです」と、相手が判断するための情報を順番に提示する方法として使えます。
ブログで結論と理由を説明するとき
ブログ記事でもPREPの考え方は利用できます。
特に、
「○○したほうがいい？」
「○○と△△のどちらがいい？」
「○○は必要？」
など、読者が結論を求めている場面では使いやすいでしょう。
たとえば、
「文章が長くなる原因のひとつは、情報を入れすぎていることです」
と先に結論を示し、
「なぜなら～」
「たとえば～」
と続ければ、読者は答えを把握したうえで説明を読めます。
ただし、ブログ記事全体をPREPにする必要はありません。
導入文、見出し、比較、手順、FAQなど、記事の中には異なる役割のパートがあります。
ひとつの見出しで結論と理由を説明するときなど、必要な場所で部分的に使うほうが自然なケースも多いでしょう。
PREP法が向いていない文章もある
PREP法を覚えると、
「文章は結論から書いたほうがいい」
と考えたくなるかもしれません。
でも、読み手が理解しやすい順番は、文章の目的によって変わります。
たとえば、料理の作り方を説明するとします。
この場合、
「料理は完成します。なぜなら……」
とPREPで説明するより、
- 材料を準備する
- 食材を切る
- 加熱する
- 盛り付ける
と、実際の手順に沿ったほうがわかりやすいでしょう。
機器の設定方法や申し込み方法も同じです。
読者が「次に何をすればよいか」を知りたいなら、手順の順番が重要になります。
また、体験談では出来事の変化そのものに意味がある場合があります。
「最初はこうだった」
「途中でこんなことが起きた」
「その結果こうなった」
という流れを伝えたいなら、時系列のほうが自然です。
物語やエッセイのように、感情や発見を少しずつ伝える文章もあります。
つまり、
「PREP法を使えば伝わる」
のではありません。
「結論と理由を明確に伝えたいなら、PREP法が使いやすい」
ということです。
文章の型を選ぶときは、
「PREPを使えるか？」
より、
「読み手はどんな順番なら理解しやすい？」
と考えてみてください。
この視点があれば、PREP法を使う場面と使わない場面を判断しやすくなります。
PREP法で文章を書くときに気をつけたい3つのこと
PREPの順番になっていても、それだけで読みやすい文章になるとは限りません。
初めて使うときに起こりやすい3つのポイントを確認しておきましょう。
最初の結論に情報を詰め込みすぎない
最初のPでは、
「何を伝えたいのか」
がわかることを優先します。
ここで理由や例外、条件、具体例まで全部入れようとすると、Pだけで長い文章になってしまいます。
たとえば、
「文章を書く前に結論を決めておくと必要な情報を選びやすくなって話の順番も整理しやすいため、特に長い文章を書くときには最初に結論を考えておくことが大切です」
では、結論と理由が一文に混ざっています。
まず、
「文章を書く前に、一番伝えたいことを決めておきましょう。」
と置きます。
そのあとに、
「なぜなら～」
と理由を説明すれば十分です。
PREP法にはRとEがあります。
Pですべて説明しようとしなくても大丈夫です。
ReasonとExampleの役割を混ぜない
PREP法を使い始めると、
「RとEは何が違うの？」
と迷うことがあります。
そんなときは、質問に置き換えます。
Rは、
「なぜ？」
への答えです。
Eは、
「具体的には？」
への答えです。
たとえば、
P：「文章を書く前に結論を決めましょう」
に対して、
R：「必要な情報を選びやすくなるからです」
なら「なぜ？」への答えです。
E：「たとえば営業時間変更のお知らせなら、新しい営業時間や変更日を優先して伝えます」
なら「具体的には？」への答えです。
この違いがわかれば、RとEをきれいに一文ずつ書けなくても問題ありません。
大切なのは、
「理由を説明しているのか」
「理由を具体化しているのか」
を自分で把握できていることです。
最後の結論を機械的に繰り返さない
PREPの最後にもPがあるため、
「最初と同じ結論をもう一度書かなければ」
と考えてしまうことがあります。
しかし、まったく同じ一文を繰り返す必要はありません。
最初のPが、
「文章を書く前に、一番伝えたいことを決めておきましょう」
なら、最後は、
「文章がまとまらないときは、まず『一番伝えたいことは何？』と自分に問いかけてみてください」
でも構いません。
中心となるメッセージは同じです。
ただ、理由や具体例を読んだあとなので、最後は少し具体的な行動へつなげています。
PREP法はテンプレートですが、文章そのものまでテンプレート化する必要はありません。
読み手にとって自然な締め方を選びましょう。
PREP法がうまく書けないときは「4つの質問」で考える
ここまで読んで、
「仕組みはわかったけれど、実際に書くと難しそう」
と感じる方もいるかもしれません。
そんなときは、P・R・E・Pという英字をいったん忘れても大丈夫です。
代わりに、次の4つを自分に質問します。
P：「何を伝えたい？」
R：「なぜそう言える？」
E：「具体的には？」
P：「結局、何を伝えたい？」
【図3：PREP法を実践するための「4つの質問」】
この4つへ順番に答えていきます。
たとえば、
「読書するときは、気になったところに付箋を貼くとよい」
と伝えたいとします。
「何を伝えたい？」
→ 気になったところに付箋を貼く。
「なぜ？」
→ あとから読み返したい場所を見つけやすいから。
「具体的には？」
→ 本を読み終えたあと、気になったページを最初から探し直さなくてもよい。
「結局、何を伝えたい？」
→ あとで振り返りたいなら、読みながら付箋を使う方法がある。
ここまで答えられれば、PREPの材料はほぼ揃っています。
あとは、それぞれを読みやすい文章へ整えてつなげます。
この方法のよいところは、「PREPらしい文章を書こう」と考えなくてもよいことです。
質問に答える。
答えを並べる。
最後に文章として整える。
この3段階に分けると、最初から完成形を書こうとするより取り組みやすくなります。
PREP法を使う前に「何を伝えたいか」を整理しておこう
PREP法を使おうとしても、最初のPがなかなか決まらないことがあります。
「結論を書きましょう」と言われても、
「その結論がわからないんだけど……」
という状態ですね。
これはPREP法の使い方がわからないというより、その前の「伝える内容を整理する段階」で止まっている可能性があります。
PREP法は、伝える内容をゼロから見つけるための方法ではありません。
ある程度決まっている内容を、
「どういう順番なら伝わりやすいか」
と組み立てるための方法です。
そのため、
「誰に伝えるのか」
「一番伝えたいことは何か」
「相手に必要な情報は何か」
がまだ曖昧なら、先にそこを整理します。
前の記事では、
「誰に伝える？」
「一番伝えたいことは？」
「相手は何を知っている？」
「必要な情報は？」
「どの順番なら伝わる？」
という5つのステップで、伝えたいことを整理する方法を紹介しました。
関連記事：伝えたいことがまとまらないときは？文章を書く前の整理方法
2つの記事の関係は、難しく考えなくても大丈夫です。
まず、
「何を伝える？」
を整理する。
そのあと、
「どういう順番で伝える？」
を考える。
その順番を考えるときの選択肢のひとつがPREP法です。
文章がうまくまとまらないときは、「書き方」「順番」「内容」のどこで迷っているのかを一度確認してみると、直す場所が見つかりやすくなります。
まとめ｜PREP法は「伝える順番」に迷ったときに使える文章構成
PREP法は、
P：Point（結論）
R：Reason（理由）
E：Example（具体例）
P：Point（結論）
の順番で内容を組み立てる方法です。
最初に結論を示し、その理由と具体例を説明してから要点へ戻ります。
そのため、
「自分の意見を理由と一緒に伝えたい」
「相手に提案の内容と根拠を説明したい」
「ブログで読者の疑問へ先に答えてから詳しく説明したい」
といった場面で使いやすい構成です。
実際に書くときは、PREPという英字だけで考えなくても構いません。
「何を伝えたい？」
「なぜ？」
「具体的には？」
「結局、何を伝えたい？」
この4つの質問へ順番に答えてみてください。
一方で、手順説明や時系列が重要な文章など、PREP法以外の順番が適している場合もあります。
PREP法を使うこと自体が目的ではありません。
大切なのは、
「読み手がどの順番なら理解しやすいか」
です。
伝えたいことは決まっている。
でも、どこから説明すればよいかわからない。
そんなときにPREP法を思い出してみてください。
文章を型にはめるためではなく、頭の中にある内容を、相手が追いやすい順番へ並べ直すための道具として使うと、PREP法を取り入れやすくなります。
