「必要なことは全部書いたのに、なぜかわかりにくい」
「説明しているうちに、話があちこちへ飛んでしまう」
「書きたいことはあるのに、何から書けばいいのかわからない」
文章を書いていると、こんなことがあります。
そんなときは、使っている言葉だけでなく「情報を並べる順番」を見直してみてください。
同じ内容を書いていても、
何を最初に伝えるか。
その次に何を伝えるか。
どこで詳しく説明するか。
この順番によって、読み手の理解しやすさは変わります。
たとえば、申し込み方法を説明するなら、実際の手続きと同じ順番で書いたほうが流れを追いやすくなります。
「この商品は初心者に向いている？」という質問に答えるなら、長い説明のあとに結論を置くより、最初に答えを示したほうが読みやすいこともあります。
一方で、
「文章は何でも結論から書けばいい」
というわけでもありません。
初めて知る内容なら、本題を理解するための前提が先に必要なこともあります。
複雑な内容なら、細かい説明を始める前に全体像を見せたほうが理解しやすいでしょう。
つまり、わかりやすい文章に一つだけの正しい順番があるわけではありません。
大切なのは、
「自分が話したい順番」ではなく「読み手が理解しやすい順番」
で組み立てることです。
この記事では、わかりやすく伝えるための5つの順番と、自分の文章ではどの順番を選べばよいのかを具体例とともに紹介します。
【図1：自分が話したい順番 → 読み手が理解しやすい順番】
- 文章は「何を書くか」だけでなく「どの順番で書くか」でも伝わり方が変わる
- なぜ順番が悪いと文章はわかりにくくなる？
- まず「読み手が最初に知りたいこと」を考える
- 文章を書く前に「伝える材料」をいったん並べてみる
- わかりやすく伝える5つの順番
- どの順番を使えばいい？迷ったときの決め方
- 一つの記事で順番を組み合わせてもいい
- Before／After｜順番を変えるだけで文章はどう変わる？
- 結論から書けば、いつでもわかりやすいわけではない
- 自分の文章の順番を見直す5つのチェックポイント
- 順番を考える前に「何を伝えるか」が決まっている？
- 順番を整えても読みにくいなら、表現を見直す
- まとめ｜「自分が話したい順番」から「相手が理解しやすい順番」へ
文章は「何を書くか」だけでなく「どの順番で書くか」でも伝わり方が変わる
文章がわかりにくいと、
「もっとやさしい言葉に変えたほうがいいかな」
「説明を増やしたほうがいいかな」
と考えがちです。
もちろん、言葉や説明不足が原因の場合もあります。
でも、必要な情報はすでに書かれているのに、順番によって理解しにくくなっている文章もあります。
たとえば、申し込み方法を説明するとします。
Before
「申し込みには本人確認書類が必要です。申し込みはWebからできます。必要事項を入力したあとに本人確認を行います。」
必要な情報は書かれています。
ただ、初めて読む人は、
「最初に何をする？」
「本人確認書類はいつ使う？」
と、自分の頭の中で情報を並べ直しながら読むことになります。
そこで、
After
「申し込みはWebからできます。必要事項を入力したあと、本人確認を行います。そのため、あらかじめ本人確認書類を用意しておきましょう。」
と並べてみます。
すると、
Webから申し込む
↓
必要事項を入力する
↓
本人確認をする
という流れを追いやすくなります。
使っている情報を大きく変えたわけではありません。
難しい言葉をやさしい言葉へ言い換えたわけでもありません。
「どの情報を先に受け取るか」を整えています。
文章をわかりやすくするというと、つい言葉そのものに目が向きます。
でも、
「この情報は、ここにあるのが一番わかりやすい？」
と考えることも、文章を整える大切な方法です。
なぜ順番が悪いと文章はわかりにくくなる？
書いてある内容が同じなら、多少順番が変わっても問題なさそうに感じますよね。
それでも順番が悪いと読みにくくなるのは、読み手側で情報を並べ直す必要があるからです。
文章を読みながら、
「これはさっきの話と関係あるのかな」
「結局、何が言いたいんだろう」
「この説明はどこにつながるの？」
と考える回数が増えるほど、内容そのものに集中しにくくなります。
よくあるパターンを見てみましょう。
前提を知らないまま本題が始まっている
本題を理解するために必要な前提がある場合、その説明がないまま話が進むと、読み手は途中で止まります。
たとえば、
「CTAを記事の最後に設置します」
と突然書かれても、CTAという言葉を知らない人には意味がわかりません。
そこで、
「CTAとは、読者に次の行動を案内する部分です。記事の最後などに設置します。」
とすれば、CTAを知らない人でも本題へ進みやすくなります。
ただし、
「初心者向けだから、全部最初から説明しよう」
とすると、今度は前置きが長くなります。
読み手がすでに知っている内容まで説明すると、
「知りたい話はいつ始まるの？」
となってしまうからです。
先に説明するのは、
「これを知らないと、このあとの話が理解しにくい」
という情報を中心にします。
知りたい結論がなかなか出てこない
検索して記事を読む人には、知りたいことがあります。
たとえば、
「初心者でも使える？」
と調べている人なら、まず知りたいのは「使えるのかどうか」です。
それなのに、
商品の特徴
↓
一般的な説明
↓
使い方
↓
注意点
↓
最後に「初心者にも向いています」
という順番では、答えを探しながら読み進めることになります。
この場合は、
「初心者にも使いやすいです。ただし○○には注意が必要です。」
など、先に答えを示してから理由を説明したほうが自然です。
特に「できる？」「いくら？」「いつ？」「どっち？」のように答えがはっきりしている検索では、結論を必要以上に後ろへ隠さないほうが読みやすくなります。
話が行ったり来たりしている
文章を書きながら思いついたことを追加すると、
Aについて説明
↓
Bについて説明
↓
Aの補足
↓
Cについて説明
↓
Bの注意点
という流れになることがあります。
書いている本人は内容をすべて知っているので、それほど違和感を感じないこともあります。
でも、初めて読む人は、
「今はAの話？それともBの話？」
と迷いやすくなります。
関連する情報は、できるだけ近くへまとめます。
Aについて説明するなら、Aの補足や注意点もその周辺へ。
Bについて説明するなら、Bに必要な情報をまとめる。
これだけでも、読み手が話題を切り替える回数を減らせます。
細かい説明から始まり全体像が見えない
複雑な内容ほど、いきなり細部から説明すると、
「今、全体のどの部分を読んでいる？」
がわかりにくくなります。
たとえば初めて訪れる場所への行き方を聞いたとします。
いきなり、
「二つ目の角を右へ曲がって、その先の信号を左へ……」
と始まるより、
「駅から目的地までは徒歩10分ほどです。途中で大きな交差点を3つ通ります。」
と全体像を聞いてから細かい道順を説明されたほうが、イメージしやすいことがあります。
文章でも同じです。
細かい情報が多くなるほど、
「まず全体を見せられないかな？」
と考えてみてください。
関連する情報が離れた場所にある
同じテーマの情報が離れすぎていると、読み手は前に読んだ内容を思い出しながら理解する必要があります。
たとえば料金を説明したあと、記事のかなり後ろで、
「実はこの場合は追加料金がかかります」
と重要な条件が出てきたら、
「それは料金のところで知りたかった」
と感じますよね。
関連する情報をすべて一か所へ詰め込む必要はありません。
ただ、
「この情報は、何と一緒に読んだら理解しやすい？」
と考えると配置を決めやすくなります。
文章が伝わりにくい原因は、情報不足だけではありません。
「必要な情報はある。でも、受け取る順番がわかりにくい」
というケースもあるのです。
まず「読み手が最初に知りたいこと」を考える
文章を書くとき、
「何から説明しよう？」
と考えることは多いですよね。
ここで、主語を少し変えてみます。
「私は何から説明したい？」
ではなく、
「読み手は何を最初に知りたい？」
と考えます。
たとえば、
「このサービスは解約できる？」
と検索した人が記事へ来たとします。
その人が最初に知りたいのは、サービスの特徴や会社の歴史ではありません。
まず、
「解約できるのか」
を知りたいはずです。
そして「解約できる」とわかったら、
「どうやって解約する？」
「いつまでに手続きする？」
「解約するときに注意することは？」
と次の疑問が出てきます。
この流れをそのまま文章へ置き換えると、
解約できるか
↓
解約方法
↓
期限
↓
注意点
という順番ができます。
つまり文章の順番は、
「書き手が説明しやすい順番」
だけで決める必要はありません。
「読み手の疑問が出てくる順番」
から組み立てることもできます。
迷ったときは、
「この答えを読んだあと、次に何を知りたくなる？」
と考えてみてください。
次の見出しを決めるヒントにもなります。
文章を書く前に「伝える材料」をいったん並べてみる
順番を考えるとき、最初から完成した文章を書く必要はありません。
むしろ、文章になる前の「材料」に分けたほうが並べ替えやすくなります。
たとえば、サービスの申し込み方法を書くなら、
・Webから申し込める
・本人確認がある
・本人確認書類が必要
・必要事項を入力する
・入力内容を確認する
・申し込み完了後にメールが届く
と、まず情報だけを書き出します。
この時点では順番がバラバラでも構いません。
材料が揃ったら、
「最初に何をする？」
「次に何をする？」
「この情報はいつ必要？」
「一緒に説明したほうがよい情報は？」
と並べ替えます。
すると、
Webから申し込む
↓
必要事項を入力する
↓
入力内容を確認する
↓
本人確認をする
↓
完了メールを確認する
という流れが見えてきます。
そして、
「本人確認書類が必要」
という情報は、本人確認の直前に伝えるか、最初に「準備するもの」として示す方法があります。
個人的には、長い記事ほど「いきなり本文を書かない」ほうが整理しやすいと感じます。
最初は箇条書きで構いません。
文章になる前なら、情報を上下へ動かすのも簡単だからです。
ただし、
「何を並べればいいのか自体がわからない」
のであれば、順番より前に「何を伝えるか」を整理する必要があります。
わかりやすく伝える5つの順番
ここからは、実際に使いやすい5つの順番を見ていきます。
大切なのは、
「この5種類から必ず一つ選ぶ」
ことではありません。
「今の読み手には、どの順番なら理解しやすい？」
と考えるための選択肢として使ってください。
1．結論→理由→詳しい説明
最初は、
「結論→理由→詳しい説明」
です。
これは、
「結局どうなの？」
を早く知りたい読み手に向いています。
たとえば、
「この方法は初心者にも使いやすいです。特別な道具が必要なく、手順も少ないからです。具体的には……」
という流れです。
最初に答えがわかるので、そのあとの説明を、
「なぜそう言えるの？」
という視点で読み進められます。
向いているのは、
「初心者でもできる？」
「どちらがおすすめ？」
「この商品はどんな人向け？」
など、答えを求めている文章です。
この考え方はPREP法とも近い部分があります。
ただし、ここでは型を守ることより、
「答えを求めている人には、早めに答えを渡す」
と考えるほうがわかりやすいでしょう。
関連記事：PREP法について詳しく解説した記事
2．前提→本題
次は、
「前提→本題」
です。
本題だけを読んでも理解しにくい内容に向いています。
たとえば、
「CTAを改善しましょう」
と説明するなら、CTAを知らない読者には、
「CTAとは、読者に次の行動を案内する部分です。」
という説明が先に必要です。
そのあと、
「では、どのように改善する？」
と本題へ進みます。
ただし、前提説明には注意が必要です。
丁寧に説明しようとすると、つい長くなります。
読み手が知りたいのは本題なので、
「本題を理解するために、本当に必要？」
と考えながら前提を絞ります。
3．全体像→細部
複雑な内容や、複数の要素を説明するときは、
「全体像→細部」
が向いています。
たとえば、
「文章をわかりやすくするには、大きく『内容』『順番』『表現』の3つを確認します。」
と先に示します。
そのあと、
「まず内容を整理します」
「次に順番を整えます」
「最後に表現を見直します」
と詳しく説明します。
最初に地図を渡してから、一緒に道を進むようなイメージです。
長い記事や複雑な説明では、
「最初に全体をひとことで見せられない？」
と考えるだけでも読みやすさが変わります。
4．最初→次→最後
操作方法や申し込み方法など、実際に何かを行う文章では、
「最初→次→最後」
という行動順が使いやすくなります。
たとえば、
「まずログインします。次に設定画面を開きます。変更したい項目を選び、最後に保存します。」
という流れです。
読み手は、文章を読みながらそのまま作業できます。
操作方法なのに、
「最後に保存します。その前に設定画面を開きます。最初にログインします。」
と説明されたら、頭の中で順番を並べ直さなければなりません。
申し込み、設定、料理、作業方法などでは、
「実際にする順番と、説明する順番は同じ？」
と確認してみてください。
5．過去→現在→これから
出来事の経緯や変化を説明するときは、
「過去→現在→これから」
という時系列が使いやすくなります。
たとえば、
「以前は店舗での申し込みが必要でした。その後Web申し込みに対応し、現在はオンラインで手続きを完了できます。」
という流れです。
何がどのように変化したのかを追いやすくなります。
ただし、
「現在どうなっている？」
を知りたい読者なら、現在から始めたほうがよい場合があります。
「現在はオンラインで申し込めます。以前は店舗での手続きが必要でしたが……」
という順番です。
ここでも大切なのは、
「時系列なら必ず過去から」
と決めないこと。
読み手が何を知りたいかによって、入口を変えます。
【図2：目的から選ぶ「わかりやすく伝える5つの順番」】
どの順番を使えばいい？迷ったときの決め方
ここまで読んで、
「5種類あるのはわかったけれど、自分の文章ではどれ？」
と迷うかもしれません。
そんなときは、
「文章の種類は何？」
ではなく、
「読み手は何をしようとしている？」
と考えてみてください。
答えを早く知りたい
→ 結論から
知らない内容を理解したい
→ 必要な前提から
複雑な内容を理解したい
→ 全体像から
実際にやってみたい
→ 行動する順番で
何が起きたのか知りたい
→ 時系列で
という見方ができます。
たとえば、
「○○は初心者でも使える？」
なら、答えを求めているので結論から。
「○○の仕組みとは？」
なら、前提や全体像から。
「○○の申し込み方法」
なら、実際の手続き順に。
「○○はどう変わった？」
なら、時系列で。
このように考えると、文章構成の名前をたくさん覚えなくても順番を決めやすくなります。
迷ったら、
「この人は、この文章を読んで何を知りたい？何をしたい？」
へ戻ってみてください。
一つの記事で順番を組み合わせてもいい
5つの順番を紹介しましたが、一つの記事を最初から最後まで同じ型で書く必要はありません。
実際には、
結論
↓
理由
↓
全体像
↓
具体的な手順
↓
注意点
のように組み合わせることもできます。
たとえば最初に、
「この方法なら○○できます」
と結論を示す。
すると読み手は、
「なぜ？」
と思います。
理由を説明すると、
「じゃあ、具体的にどうする？」
が気になります。
方法を説明したら、
「注意することは？」
が気になるかもしれません。
この疑問をそのまま並べると、
結論
↓
理由
↓
方法
↓
注意点
という流れができます。
文章構成の型を組み合わせるというより、
「読み手の次の疑問へ答えていく」
と考えたほうが自然です。
ブログ記事では特に、この考え方が使いやすいでしょう。
一つの疑問へ答えたら、
「ここまでわかった人は、次に何が気になる？」
と考えて次の見出しへ進みます。
Before／After｜順番を変えるだけで文章はどう変わる？
ここでは、できるだけ同じ情報を使いながら順番だけを変えてみます。
言葉を大きく言い換えないことで、
「順番そのものが読みやすさにどう影響するか」
を見てみましょう。
例1｜結論が最後にある文章
Before
「この方法では特別な道具を使いません。手順も3つだけです。初めての人でも取り組みやすいように作られています。そのため、初心者にも使いやすい方法です。」
知りたいことが、
「初心者でも使える？」
なら、答えは最後まで読まないと出てきません。
そこで、
After
「この方法は、初心者にも使いやすい方法です。特別な道具を使わず、手順も3つだけだからです。」
とします。
すると、
初心者にも使いやすい
↓
なぜ？
↓
道具不要・3ステップ
という流れになります。
答えを知ってから理由を読めるので、
「この説明は何のためにある？」
がわかりやすくなります。
例2｜細かい説明から始まっている文章
Before
「文章では専門用語を説明し、一文を長くしすぎず、情報の順番にも注意します。また、伝えたい内容を先に整理することも大切です。」
それぞれの内容はわかります。
ただ、
「何についての話？」
という全体像が少し見えにくくなっています。
そこで、
After
「わかりやすい文章を書くときは、大きく『内容』『順番』『表現』の3つを確認します。まず伝えたい内容を整理し、次に情報の順番を整えます。そのうえで、専門用語や一文の長さなど表現を見直します。」
とします。
先に、
「全体は3つ」
とわかるので、
内容
↓
順番
↓
表現
という位置関係を理解しながら読めます。
例3｜手順が前後している文章
Before
「入力内容を確認したら送信します。最初に申込フォームを開きます。必要事項を入力してください。送信後は完了メールを確認します。」
必要な情報は揃っています。
でも順番は、
確認・送信
↓
フォームを開く
↓
入力
↓
メール確認
となっています。
これを、
After
「最初に申込フォームを開きます。必要事項を入力し、内容を確認してください。確認できたら送信します。最後に完了メールが届いているか確認します。」
と並べます。
フォームを開く
↓
入力
↓
確認
↓
送信
↓
メール確認
となり、文章を読みながらそのまま行動できます。
Before／Afterを見るときは「何を変えた？」を確認する
Before／Afterを見ると、
「Afterのほうが上手な文章だから読みやすい」
と思ってしまうことがあります。
そこで、自分の文章を直すときは、
「言葉を変えなくても、順番だけで改善できない？」
と考えてみてください。
文章を一度、短い材料へ戻します。
たとえば、
・フォームを開く
・入力する
・確認する
・送信する
・メールを見る
と分解します。
そのうえで、
「読み手なら、どの順番で受け取りたい？」
と並べます。
文章を直接直すよりも、順番の問題を見つけやすくなります。
結論から書けば、いつでもわかりやすいわけではない
文章の書き方では、
「結論から書きましょう」
と言われることがあります。
たしかに、とても使いやすい考え方です。
特に、
「できる？」
「どっち？」
「いくら？」
「いつ？」
「向いている？」
など、答えを求めている読者には向いています。
ただし、すべての文章で結論を最初に置けばよいわけではありません。
たとえば、結論に専門用語が含まれていて、その言葉を知らないと意味を理解できない場合。
いきなり、
「結論は○○です」
と書いても、
「その○○って何？」
となります。
この場合は、最低限の前提を先に説明したほうが理解しやすくなります。
反対に、前提を丁寧に説明しすぎれば、
「結局どうなの？」
となります。
ですから、
「結論ファーストが正しい」
「前提から説明するのが丁寧」
のどちらかに決める必要はありません。
判断するときは、
「この結論を、読み手は今の状態で理解できる？」
と考えます。
理解できるなら結論から。
理解するための情報が必要なら、最低限の前提を先に。
このくらい柔軟に考えたほうが、実際の文章では使いやすくなります。
自分の文章の順番を見直す5つのチェックポイント
文章を書き終えたあと、
「順番が自然なのか、自分ではよくわからない」
ということもあります。
そんなときは、次の5つを確認してみてください。
1．読み手が一番知りたいことは、必要以上に後ろへ行っていない？
2．本題を理解するために必要な前提が抜けていない？
3．同じ話題が記事の中で何度も行ったり来たりしていない？
4．細かい説明の前に、全体像を見せたほうがわかりやすくない？
5．手順を説明しているなら、実際に行動する順番と合っている？
全部に当てはまる必要はありません。
記事の目的によって見るところは変わります。
それでも、
「なんとなく読みにくい」
という状態から、
「結論が遅いのかも」
「この前提を先に出したほうがいい」
「Aの説明を一か所にまとめよう」
と、具体的な修正点を見つけやすくなります。
【図3：文章の順番を見直す5つのチェックポイント】
順番を考える前に「何を伝えるか」が決まっている？
文章の順番を何度入れ替えても、
「なんだかまとまらない」
ということがあります。
そんなときは、順番より前の段階を確認してみてください。
そもそも、
「誰に何を伝えたいのか」
が決まっていない可能性があります。
たとえば、
「このサービスについて説明したい」
だけでは、範囲が広すぎます。
一方、
「初めて利用する人に、申し込みの流れを伝えたい」
まで決まれば、
申し込み前の準備
↓
入力
↓
本人確認
↓
完了
と必要な情報や順番が見えやすくなります。
順番を考える前に、
「誰に？」
「何を伝える？」
を確認します。
ここが曖昧なら、先に伝えたい内容を整理したほうが近道です。
関連記事：伝えたいことがまとまらないときは？文章を書く前の整理方法
順番を整えても読みにくいなら、表現を見直す
内容を整理した。
順番も自然に並べた。
それでも、
「まだ少し読みにくい」
ということがあります。
その場合は、順番ではなく言葉や表現に原因があるかもしれません。
たとえば、
「必要事項を記載のうえ、所定の方法にてご提出ください」
という文章。
順番自体に大きな問題はありません。
でも、読み手によっては少し固く感じます。
そこで、
「必要な項目を記入し、指定された方法で提出してください」
と表現を見直します。
つまり、文章をわかりやすくするときは、
何を伝える？
↓
どの順番で伝える？
↓
どんな言葉で伝える？
と分けて考えることができます。
一度に全部直そうとすると、
「何を直したから読みやすくなったのか」
がわかりにくくなります。
まず内容。
次に順番。
そのあと表現。
という順番で見直すのも一つの方法です。
関連記事：文章をわかりやすく言い換える方法｜難しい表現をやさしく伝えるコツ
さらに、
「意味はわかるけれど、具体的な場面がイメージしにくい」
という場合は、具体例を加える方法があります。
関連記事：具体例の書き方｜わかりにくい説明を伝わる文章に変えるコツ
まとめ｜「自分が話したい順番」から「相手が理解しやすい順番」へ
文章がわかりにくいと、
「説明が足りないのかな」
「もっと簡単な言葉にしたほうがいいかな」
と考えがちです。
でも、必要な情報がすでに書かれているなら、
「どの順番で伝えている？」
も確認してみてください。
わかりやすい順番は一つではありません。
答えを早く知りたい人には、
結論→理由→詳しい説明。
本題の理解に知識が必要なら、
前提→本題。
複雑な内容なら、
全体像→細部。
実際に行動する説明なら、
最初→次→最後。
経緯や変化なら、
過去→現在→これから。
ただし、これらは絶対的な型ではありません。
一つの記事の中で組み合わせても構いませんし、読み手によって順番を変えても構いません。
大切なのは、
「この文章は何型？」
と考えることではなく、
「読み手は何を知りたい？」
と考えることです。
そのうえで、
「それを理解するには、何を先に知る必要がある？」
「ここまでわかったら、次に何が気になる？」
とつなげていきます。
何から書けばよいのかわからないときは、いきなり本文を書かずに「伝えたい材料」を短く書き出してみてください。
そして、
「これは先？」
「これはあと？」
「この2つは近くに置いたほうがいい？」
と並べ替えます。
それでも順番が決まらないなら、
「そもそも誰に何を伝えたい？」
へ戻ります。
順番は自然なのに読みにくいなら、
「言葉や表現はわかりやすい？」
を確認します。
意味はわかるけれどイメージしにくいなら、
「具体例があったほうがいい？」
と考えます。
文章をわかりやすくする方法は一つではありません。
その中でも「順番」は、使う情報や言葉を大きく変えなくても改善できるポイントです。
文章を書き終えて、
「必要なことは全部書いたのに、なんとなく伝わりにくい」
と感じたら、一度こう問いかけてみてください。
「私は、自分が説明したい順番で書いていないかな？」
そして、
「読み手なら、何から知りたいだろう？」
と考えて並べ直してみる。
この視点を持つだけでも、同じ情報をずっと受け取りやすい文章へ整えられます。
